Digitale Archivierung: Was ist das?

Die elektronische Speicherung, die korrekterweise als rechtskonforme digitale Archivierung bezeichnet wird, ist das Verfahren, mit dem Dokumente in elektronischem Format über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, um ihre Integrität, Authentizität und Lesbarkeit zu gewährleisten. In der Praxis ist es wie ein virtuelles Archiv, in dem all Ihre wichtigen digitalen Dokumente aufbewahrt werden, von Rechnungen über Verträge und Bescheinigungen bis hin zu Mitteilungen.

Unter einem elektronischen Dokument versteht man sowohl ein natives digitales Dokument (PDF, XML, TIFF usw.), für das eine digitale Aufbewahrung obligatorisch ist, als auch ein Papierdokument, das durch einen computergestützten Erfassungsprozess (Scanner, Foto usw.) digitalisiert wurde.

Die Aufbewahrung bzw. Archivierung sieht vor, dem Dokument alle Elemente zuzuordnen, die notwendig sind, um seinen tatsächlichen Wert zu gewährleisten.

Digitale Archivierung: die Vorschriften

Die digitale Bewahrung wird durch eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen geregelt, unter anderem durch:

  • Den Kodex der digitalen Verwaltung (CAD): Dieser legt die allgemeinen Regeln für die Verwaltung von elektronischen Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung und in privaten Unternehmen fest.
  • Die AgID-Leitlinien: Die Agentur für ein Digitales Italien (AgID – L‘Agenzia per l‘Italia Digitale) stellt detaillierte Leitlinien zu den technischen und organisatorischen Anforderungen für die digitale Archivierung bereit.
  • Spezifische Normen: Je nach Sektor und Art des Dokuments kann es zusätzliche spezifische Vorschriften geben (z. B. Bankwesen, Gesundheitswesen).

Welches sind die grundlegenden Elemente der digitalen Archivierung?

  • Authentizität: Die Authentizität garantiert, dass es sich um ein Originaldokument handelt, das nicht manipuliert worden ist.
  • Integrität: Die Integrität stellt sicher, dass das Dokument im Laufe der Zeit nicht verändert wurde.
  • Lesbarkeit: Damit das Dokument auch nach vielen Jahren noch gelesen und verstanden werden kann.
  • Verlässlichkeit: Das Aufbewahrungssystem muss sicher und zuverlässig sein.
  • Verfügbarkeit: Die Dokumente müssen leicht auffindbar sein.

IX-CE: der vollständige und sichere elektronische Archivierungsdienst

IX-CE ist der ausgelagerte elektronische Speicherdienst von Able Tech, der alle Phasen des elektronischen Speicherprozesses im Namen des Unternehmens abwickelt.

IX-CE ist über Web API mit den BIXhub-Diensten für die einfache und fortgeschrittene elektronische Signatur BIX-SIGN und für das digitale Onboarding BIX-IDE integriert

  • Digitale oder gescannte Dokumente werden über die Integration an den Webdienst gesendet
  • Der Dienst kann Dokumente automatisch aus der Ferne im Namen des Kunden signieren lassen
  • Das Unternehmen kann jederzeit über das Internet auf seine Dokumente zugreifen

Able Tech ist ein nach ISO 27001:2013-zertifiziertes und AgID-akkreditiertes Unternehmen und übernimmt die Rolle als Datenverantwortlicher, als Sicherheitsbeauftragter und als Verantwortlicher für das elektronische Speichersystem.

Mehr als 55.000 Kunden haben sich für die IX-Dienste von Able Tech entschieden.

Able Tech hat sich zum Ziel gesetzt, ein Archivierungssystem zu schaffen und zu verwalten, das seinen Kunden alle Vorteile bietet, die sich aus der Nutzung eines modernen technologischen Systems ergeben: sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Privatkunden.

Wenn es um die öffentliche Verwaltung geht, muss unbedingt auf die Notwendigkeit einer langfristigen Speicherung geachtet werden (in vielen Fällen ist es notwendig, computergestützte Verwaltungsdokumente über einen Zeitraum von mehr als 20 Jahren oder sogar unbegrenzt aufzubewahren);

Im privaten Sektor sind die Aufbewahrungsfristen in der Regel kürzer (oft 10 Jahre oder weniger), aber es ist wichtig, dass die vorschriftsmäßige Archivierung in die Systeme des Unternehmens integriert wird, um eine positive Synergie zu erzielen, die dem gesamten Dokumentenmanagementzyklus Vorteile in Bezug auf Planung und Vereinfachung bringt. Zum Beispiel: Überprüfung der numerischen Reihenfolge der gespeicherten Dokumente oder Speicherung in Verbindung mit dem Vermittlungsdienst für elektronische Rechnungen über das Austauschsystem.

Um diese Ziele zu verwirklichen, ist Able Tech bestrebt, ein hochsicheres und qualitativ hochwertiges Archivierungssystem anzubieten, ohne dabei die Entwicklung der Technologie aus den Augen zu verlieren:

  • Indem eine Veralterung der Formate vermieden wird;
  • Zugang, Integrität und Lesbarkeit von Informationen auf kurze und lange Sicht gewährleistet sind;
  • Alle Aktualisierungen im Bereich der Rechtsvorschriften im Auge behalten werden, um das System an die aktuellen Aufbewahrungsvorschriften und die neuesten Informationstechnologien anzupassen.

Um den Dokumentenbestand der Kunden zu schützen, verpflichtet sich Able Tech außerdem, alle Kunden des IX-CE-Dienstes im Falle einer Beendigung der Archivierungsaktivitäten oder einer Änderung des Unternehmensauftrags rechtzeitig über die vertraglich vereinbarten Kanäle zu informieren und ihnen eine oder mehrere Optionen für die weitere digitale Archivierung ihrer Dokumente anzubieten. Dies ist möglich, da wir wissen, dass die Speicherpakete, aus denen das Archiv beseht, nach dem Grundsatz der Interoperabilität und in Übereinstimmung mit den durch die geltende Gesetzgebung definierten Standards erstellt werden (insbesondere die Verordnung über die Kriterien für die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der computergestützten Aufbewahrung von Dokumenten vom Dezember 2021 und die Leitlinien für die Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung computergestützter Dokumente von AgID vom 09. September 2020 und spätere Aktualisierungen).

Für Able Tech ist es von größter Bedeutung, seinen Kunden, sowohl Privatpersonen als auch öffentlichen Verwaltungen, Dienstleistungen nach dem Grundsatz der Transparenz anbieten zu können.

Um dieses Prinzip zu gewährleisten, hat sich Able Tech zu einer Reihe von Initiativen verpflichtet, die auf die ständige Überwachung und Zertifizierung seiner Aktivitäten abzielen:

Zertifizierung seiner Prozesse durch Aufrechterhaltung der folgenden Zertifizierungen:

  • ISO/IEC 27001:2013 „Informationssicherheits-Managementsystem“;
  • ISO 9001:2015 „Qualitätsmanagementsystem“.

Regelmäßige Audits, die sowohl von kompetenten internen Mitarbeitern als auch von durch ACCREDIA akkreditierten Zertifizierungsstellen durchgeführt werden;

Regelmäßige Bewertungen und Überprüfungen nach regulatorischen und/oder technologischen Veränderungen;

Bereitstellung des Archivierungshandbuchs zum IX-CE-Dienst für den Kunden innerhalb des Dienstportals;

Möglichst klare Definition der Vertragsklauseln, damit sie für den Kunden leicht zu lesen und auszulegen sind.

Aktive Information der Kunden sowohl über die angebotenen Dienstleistungen und über Neuigkeiten im Bereich der Rechtsvorschriften (über informative Newsletter und Veröffentlichungen auf der Website des Unternehmens) als auch durch einfache Erreichbarkeit für die Kunden (über den Kundendienst per Telefon, spezielles Portal, E-Mail und Chat).