Was ist ARXivar?

ARXivar ist Italiens führende Low-Code-Plattform für das Management von Informationen und Unternehmensprozessen.

Mit ARXivar wird jede Art von Daten, egal ob strukturiert oder unstrukturiert, ob Dokument oder generische Computerdatei, die für das Unternehmen von Wert sind , während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet und die sie betreffenden Prozesse sind immer unter Kontrolle, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

ARXivar ist in der Version ARXivar NEXT vor Ort und in der Version READY in der Cloud für unbegrenzte Benutzer verfügbar. Es kann in bestehende betriebliche Managementsysteme integriert werden.

 Insbesondere die Cloud-Version READY ist eine stets aktuelle und einsatzbereite Umgebung, in der Wartung und Aktualisierung keine zeitraubenden Tätigkeiten, Lizenzkosten und Fachpersonal mehr darstellen.

Modulare und anpassbare Low-Code-Lösung

Die ARXivar Next Portal Lösung ist modular und anpassbar, so dass sie sich für die Bedürfnisse von Unternehmen aller Größen und Branchen eignet.

Die Plattform bietet ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten, so dass Sie die Benutzeroberfläche, die Arbeitsabläufe und die Geschäftsregeln an Ihre unternehmenseigenen Bedürfnisse anpassen können. Das Unternehmen kann nur die Funktionen auswählen, die es benötigt, und muss nicht für ungenutzte Module bezahlen.

Mit dem grafischen Workflow-Gestalter (Workflow-Designer) ist es möglich, über eine sehr einfache Oberfläche, die keine Programmierkenntnisse erfordert, Arbeitsabläufe durch Ziehen und Ablegen zu entwerfen und Prozesse in kurzer Zeit zum Laufen zu bringen.

Die Hauptfunktionen von ARXivar

Archivierung und Verwaltung von Dokumenten

  • Zentralisierung Ermöglicht die Vereinheitlichung aller Unternehmensdokumente auf einer einzigen Plattform, unabhängig von Format (PDF, Word, Excel, Bilder usw.) oder Herkunft (Scans, E-Mail, IT-Systeme).
  • Organisation: Bietet moderne Tools für die logische und intuitive Organisation von Dokumenten durch die Verwendung von Metadaten, Klassifizierungen, Dateien und Dossiers.
  • Suche: Dank der leistungsstarken Volltextsuche und der erweiterten Filter kann jedes Dokument schnell gefunden werden.
  • Verwaltung der Revisionen: Behalten Sie den Überblick über alle Versionen eines Dokuments, so dass Sie frühere Versionen bei Bedarf leicht wiederfinden können.
  • Rechtskonforme elektronische Speicherung

Management von Unternehmensprozessen

  • Workflow: Definiert und automatisiert Arbeitsabläufe, weist den Verantwortlichen Aufgaben zu und überwacht den Fortschritt der Prozesse.
  • Genehmigungen: Verwaltet die Verfahren zur Genehmigung von Dokumenten und gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
  • Benachrichtigungen: Sendet automatische Benachrichtigungen an die an den Prozessen beteiligten Benutzer, um sie an die zu ergreifenden Maßnahmen zu erinnern.

Aufbewahrung gemäß Norm

  • Einhaltung der Vorschriften: Gewährleistet die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für die digitale Archivierung und garantiert die Rechtsgültigkeit der Dokumente im Laufe der Zeit.

Integration mit anderen Systemen

  • Konnektivität: Lässt sich problemlos in andere Informationssysteme des Unternehmens (ERP, CRM usw.) integrieren und ermöglicht so den Datenaustausch und die Automatisierung komplexer Prozesse.
  • API: Stellt eine API für die Entwicklung kundenspezifischer Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Vorteile der ARXivar-Lösungen

  • Zentralisierung der Dokumente, da alle Dokumente an einem einzigen digitalen Ort gespeichert sind und nicht mehr in verstreuten Ordnern oder Papierarchiven gesucht werden müssen.
  • Einfache Suche dank leistungsfähiger Suchtools, mit denen Sie jedes Dokument schnell finden können, unabhängig von Format oder Herkunftsort.
  • Sicherheit von Informationen, die auf sichere Weise mit autorisierten Mitarbeitern ausgetauscht werden können, was die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert.
  • Prozessautomatisierung, da viele sich wiederholende Aufgaben, wie z. B. die Genehmigung von Dokumenten oder die Handhabung von Arbeitsabläufen, automatisiert werden können und die Mitarbeiter von manuellen und sich wiederholenden Aufgaben entlastet werden.

Weitere Vorteile:

  • Platzsparend: Durch den Wegfall der physischen Aufbewahrung von Dokumenten wird in den Büros Platz gespart.
  • Kostensenkung: Die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung von Fehlern tragen zur Senkung der Betriebskosten bei.
  • Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen: Eine effiziente und gut geführte Organisation vermittelt den Kunden und Partnern ein positives Bild des Unternehmens.

Anwendungsbeispiele für ARXivar

Unternehmen gehen an das digitale Prozessmanagement mit dem Ziel heran, ihre Ressourcen zu optimieren und ihre Leistung zu verbessern.

Prozesse können von einer einzelnen Abteilung oder Geschäftseinheit digitalisiert werden und dann immer mehr Bereiche des Unternehmens mit Prozessen einbeziehen, die auch Nutzer außerhalb des Unternehmens, z. B. Lieferanten, einbeziehen.

 Neue Arbeitsabläufe können ohne jegliche Einschränkung umgesetzt werden.