¿Qué es ARXivar?
ARXivar es la plataforma low-code líder en Italia para la gestión de la información y los procesos empresariales.
Con ARXivar, cualquier tipo de dato, ya sea estructurado o no estructurado, documento o archivo informático genérico que tenga valor para la empresa, se gobierna a lo largo de todo su ciclo de vida y los procesos que lo involucran están siempre bajo control, ya sean internos o externos a la empresa.
ARXivar está disponible en las instalaciones en la versión ARXivar NEXT y en la nube en la versión READY para un número ilimitado de usuarios. Puede integrarse con los sistemas empresariales existentes.
En concreto, la versión en la nube de READY es un entorno siempre actualizado y operativo en el que los aspectos de mantenimiento y actualización ya no son actividades que requieren mucho tiempo, costes de licencias y personal especializado.
Solución low-code, modular y personalizable
La solución ARXivar Next Portal es modular y personalizable, por lo que se adapta a las necesidades de empresas de todos los tamaños y sectores.
La plataforma ofrece un alto grado de personalización, lo que permite adaptar la interfaz del usuario, los flujos de trabajo y las reglas de negocio a las necesidades específicas de la empresa. La empresa puede elegir solo las funcionalidades que necesita, evitando pagar por módulos no utilizados.
Gracias al modelador gráfico de workflow (diseñador de workflows), es posible diseñar flujos de trabajo con el método de arrastrar y soltar a través de una interfaz muy sencilla que no requiere conocimientos de programación, y poner los procesos en marcha en poco tiempo
Principales funciones de ARXivar
Archivo y gestión de documentos
- Centralización: todos los documentos empresariales, independientemente de su formato (PDF, Word, Excel, imágenes, etc.) o de su origen (escaneados, correo electrónico, sistemas de información), pueden unificarse en una única plataforma.
- Organización: Ofrece herramientas avanzadas para organizar los documentos de forma lógica e intuitiva, mediante el uso de metadatos, clasificaciones, expedientes y carpetas.
- Búsqueda: permite encontrar rápidamente cualquier documento gracias a una potente función de búsqueda de texto completo y filtros avanzados.
- Gestión de revisiones: Realiza un seguimiento de todas las versiones de un documento, lo que te permite recuperar fácilmente las versiones anteriores si es necesario.
- Almacenamiento electrónico conforme a las norma.
Gestión de procesos empresariales
- Workflow: Define y automatiza los flujos de trabajo, asignando tareas a los responsables y supervisando el progreso de los procesos.
- Aprobaciones: Gestiona los procedimientos de aprobación de documentos, garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Notificaciones: Envía notificaciones automáticas a los usuarios implicados en los procesos, recordándoles las acciones que deben realizar.
Conservación conforme a las normas
- Conformidad: Asegura el cumplimiento de los requisitos legales de conservación digital, garantizando la validez jurídica de los documentos a lo largo del tiempo.
Integración con otros sistemas
- Conectividad: se integra fácilmente con otros sistemas de información corporativos (ERP, CRM, etc.), lo que permite el intercambio de datos y la automatización de procesos complejos.
- API: Proporciona una API para el desarrollo de integraciones personalizadas.
Las ventajas de las soluciones ARXivar
- Centralización de documentos, ya que todos los documentos se almacenan en una ubicación digital, lo que elimina la necesidad de buscar en carpetas dispersas o archivos en papel.
- Búsqueda sencilla gracias a potentes herramientas de búsqueda con las que se puede encontrar rápidamente cualquier documento, independientemente de su formato o lugar de origen.
- Seguridad de la información que puede compartirse de forma segura con colaboradores autorizados, mejorando la colaboración y la comunicación.
- Automatización de procesos porque muchas tareas repetitivas, como la aprobación de documentos o la gestión de flujos de trabajo, pueden automatizarse, liberando al personal de tareas manuales y repetitivas.
Otras ventajas:
- Ahorro de espacio: al eliminar la necesidad de almacenar físicamente los documentos, se ahorra espacio en las oficinas.
- Reducción de costes: La automatización de procesos y la reducción de errores ayudan a reducir los costes operativos.
- Mejora de la competitividad empresarial: una organización eficiente y bien gestionada transmite una imagen positiva de la empresa a clientes y socios.
Ejemplos de aplicación de ARXivar
Las empresas abordan la gestión digital de los procesos empresariales con el objetivo de optimizar los recursos y mejorar el rendimiento.
Los procesos pueden ser digitalizados por un único departamento o unidad empresarial, y luego implicar a más y más áreas de la empresa con procesos que también implican a usuarios externos a la empresa, por ejemplo, proveedores.
Se pueden implantar nuevos flujos de trabajo sin restricciones.
