Almacenamiento electrónico conforme a las normas: ¿qué es?

El almacenamiento electrónico conforme a las normas es el conjunto de procedimientos informáticos y organizativos que garantiza el valor probatorio de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo.

Por documento electrónico se entiende un documento digital nativo (PDF, XML, TIFF, etc.), cuya conservación digital es obligatoria, o un documento en papel digitalizado mediante un proceso de captura informatizado (escáner, foto, etc.).

La conservación de documentos supone asignar al documento todos los elementos necesarios para garantizar su valor real: autenticidad, integridad, fiabilidad, legibilidad y recuperabilidad de los documentos informáticos.

Almacenamiento digital: la normativa

El almacenamiento digital está regulado por una serie de leyes y normativas:

  • Código de Administración Digital (CAD): define las normas generales para la gestión de documentos informatizados en la administración pública y las empresas privadas.
  • Directrices AgID: La Agencia para la Digitalización de Italia (AgID) proporciona directrices detalladas sobre los requisitos técnicos y organizativos para el almacenamiento digital.
  • Normativa específica: En función del sector y del tipo de documento, pueden existir normativas específicas adicionales (por ejemplo, en el sector bancario o sanitario).

¿Cuáles son los elementos clave del almacenamiento digital?

  • Autenticidad: Garantiza que el documento es original y no ha sido manipulado.
  • Integridad: Garantiza que el documento no ha sido modificado a lo largo del tiempo.
  • Legibilidad: Permite leer y comprender el documento incluso muchos años después.
  • Fiabilidad: El sistema de almacenamiento debe ser seguro y fiable.
  • Trazabilidad: Los documentos deben ser fácilmente rastreables.

IX-CE: el servicio de almacenamiento electrónico completo y seguro

IX-CE es el servicio de almacenamiento electrónico de ARXivar que se encarga de todas las etapas del proceso de almacenamiento electrónico Simple y Avanzada BIX-SIGN y para la incorporación digital BIX-IDE:

  • Los documentos digitales o escaneados se envían al servicio web a través de la integración ERP (API/Servicios web o ARXivar).
  • El servicio puede firmar automáticamente documentos en nombre del cliente.
  • La empresa puede acceder en cualquier momento a sus documentos a través de la web.

Able Tech, empresa con certificación ISO 27001:2013 y acreditación AgID, asume el papel de Gerente de Procesamiento de Datos, Gerente de Seguridad y Gerente del Sistema de Almacenamiento.

Más de 55.000 clientes han elegido los servicios IX de Able Tech.

El objetivo de Able Tech es crear y gestionar un sistema de conservación que ofrezca a sus clientes todas las ventajas del uso de la tecnología moderna: tanto para la administración pública como para los clientes privados.

En el ámbito de la administración pública, hay que prestar atención a la necesidad de conservación a largo plazo (en muchos casos, los documentos administrativos informatizados deben conservarse durante periodos superiores a 20 años o incluso indefinidamente);

En el sector privado, los plazos de conservación suelen ser más cortos (a menudo 10 años o menos), mientras que es esencial que el servicio de conservación estándar se integre con los sistemas corporativos para lograr una sinergia virtuosa, destinada a aportar beneficios a todo el ciclo de gestión documental en términos de planificación y simplificación. Por ejemplo: verificación de la consecutividad numérica de los documentos conservados o conservación vinculada al servicio de intermediación de facturas electrónicas a través del Sistema de Intercambio.

Para cumplir estos objetivos, Able Tech se esfuerza por ofrecer un sistema de conservación de alta seguridad y calidad sin perder de vista los avances tecnológicos:

  • contrarrestando la obsolescencia de los formatos;
  • permitiendo el acceso, la integridad y la legibilidad de la información a corto y largo plazo;
  • supervisando las actualizaciones en el ámbito normativo a fin de mantener el sistema en consonancia con la normativa vigente en materia de conservación y con las tecnologías informáticas más avanzadas.

Además, con el fin de garantizar el patrimonio documental de los clientes en caso de cese de las actividades de conservación o de cambio de misión empresarial, Able Tech se compromete a notificar puntualmente, a través de los canales contratados, a todos sus clientes del servicio IX-CE, indicando una o más opciones entre las que el cliente podrá elegir para continuar con la conservación digital de los documentos. Esto es posible a sabiendas de que los Paquetes de Archivo que componen el Archivo de Conservación están creados de acuerdo con el principio de interoperabilidad y conforme a los estándares definidos por la normativa vigente (en particular el Reglamento sobre criterios para la prestación de servicios de conservación de documentos informatizados de diciembre de 2021 y las Directrices sobre formación, gestión y conservación de documentos informatizados de AgID de 09 de septiembre de 2020 y posteriores actualizaciones).

Para Able Tech es primordial poder ofrecer servicios a sus clientes, tanto privados como administraciones públicas, de acuerdo con el principio de transparencia.

Para garantizar este principio, Able Tech se compromete a llevar a cabo una serie de iniciativas que tienen por objeto el seguimiento y la certificación constantes de sus actividades:

Certificación de sus procesos mediante el mantenimiento de las siguientes certificaciones:

  • ISO/IEC 27001:2013 "Sistema de gestión de la seguridad de la información";
  • ISO 9001:2015 "Sistema de gestión de la calidad".

Auditorías periódicas realizadas tanto por personal interno competente como por organismos de certificación acreditados por ACCREDIA;

Evaluaciones y revisiones periódicas, como consecuencia de cambios normativos y/o tecnológicos;

Poner a disposición del Cliente, dentro del portal del servicio, el manual de almacenamiento del servicio IX-CE;

Definición de cláusulas contractuales lo más claras posible, para que sean fáciles de leer e interpretar por el cliente.

Informar a los clientes sobre el servicio ofrecido y las novedades normativas, tanto de forma activa (mediante boletines informativos y publicaciones en el sitio web de la empresa) como estando a su disposición (a través del Servicio de Atención al Cliente por teléfono, portal dedicado, correo electrónico y chat).