Qu'est-ce que la conservation numérique ?

La conservation numérique, également appelée conservation numérique conforme à la réglementation, est le processus par lequel les documents électroniques sont archivés dans le temps, en garantissant leur intégrité, leur authenticité et leur lisibilité. En pratique, il s'agit d'une sorte d'archive virtuelle où sont conservés tous vos documents numériques importants, des factures aux contrats, des certificats aux communications.

Un document électronique désigne soit un fichier natif au format numérique (PDF, XML, TIFF, etc.), soumis à une obligation de conservation numérique, soit un document papier numérisé par un procédé de capture informatisée (scanner, photo, etc.).

La conservation consiste à attribuer au document tous les éléments nécessaires pour garantir sa valeur réelle.

Conservation numérique : la réglementation

La conservation numérique est régie en Italie par un certain nombre de lois et de règlements :

  • Code d'administration numérique (Codice dell'Amministrazione Digitale, CAD) : Il définit les règles générales de gestion des documents informatisés dans l'administration publique et les entreprises privées.
  • Lignes directrices de l'AgID : L'AgID, l'autorité italienne en charge de la digitalisation, fournit des lignes directrices détaillées sur les exigences techniques et organisationnelles de la conservation numérique.
  • Normes spécifiques : Selon le secteur et le type de document, il peut y avoir des réglementations spécifiques supplémentaires (par exemple, banque, santé).

Quels sont les éléments clés de la conservation numérique?

  • Authenticité : Elle garantit que le document est original et qu'il n'a pas été falsifié.
  • Intégrité : Elle garantit que le document n'a pas été modifié au fil du temps.
  • Lisibilité : Elle permet de lire et de comprendre le document même plusieurs années plus tard.
  • Fiabilité : Le système de conservation doit être sûr et fiable.
  • Traçabilité : Les documents doivent être facilement traçables.

IX-CE : le service d'archivage électronique complet et sécurisé

IX-CE est le service de conservation numérique externalisée d'Able Tech qui gère toutes les étapes du processus de conservation numérique au nom de l'entreprise.

IX-CE est intégré via une API Web aux services BIXhub pour la signature électronique simple et avancée BIX-SIGN et pour l'onboarding numérique BIX-IDE

  • Les documents numériques ou scannés sont envoyés au service web via l'intégration.
  • Le service peut faire signer automatiquement des documents à distance au nom du client.
  • L'entreprise peut accéder à ses documents via le web à tout moment.

Able Tech, entreprise certifiée ISO 27001:2013 et accréditée par l'AgID, assume les rôles de responsable du traitement des données, de la sécurité et du système de conservation substitutive.

Plus de 55 000 clients ont choisi les services IX d'Able Tech.

L'objectif d'Able Tech est de concevoir et de gérer un système de conservation garantissant à ses clients tous les avantages des technologies modernes, aussi bien pour l'administration publique que pour les entreprises privées.

Dans le secteur public, la conservation à long terme est un enjeu clé : dans de nombreux cas, les documents administratifs dématérialisés doivent être archivés pendant plus de 20 ans, voire indéfiniment.

Dans le secteur privé, les délais de conservation sont généralement plus courts (souvent 10 ans ou moins), et il est essentiel que le service de conservation à valeur légale s'intègre aux systèmes de l'entreprise pour créer une synergie vertueuse, visant à apporter des avantages à l'ensemble du cycle de gestion des documents en termes de planification et de simplification. Par exemple : vérification de la continuité numérique des documents conservés ou conservation liée au service d'intermédiation des factures électroniques par le biais du système d'échange.

Afin de mettre en œuvre ces objectifs, Able Tech s'efforce d'offrir un système de conservation de haute sécurité et qualité sans perdre de vue les développements technologiques pour :

  • contrer l'obsolescence des formats ;
  • permettre l'accès, l'intégrité et la lisibilité des informations à court et à long terme ;
  • assurer une veille réglementaire constante afin de maintenir le système en conformité avec les règles de conservation en vigueur et les technologies de l'information les plus récentes.

De plus, afin de garantir la préservation du patrimoine documentaire de ses clients en cas de cessation des activités de conservation ou de modification de sa mission d'entreprise, Able Tech s'engage à informer rapidement tous les clients du service IX-CE via les canaux contractuels établis. Cette communication précisera une ou plusieurs options permettant au client de poursuivre la conservation numérique de ses documents en toute continuité. Ceci est possible sachant que les paquets d'archivage qui composent les archives de conservation sont créés conformément au principe d'interopérabilité et aux normes définies par la législation en vigueur (en particulier le règlement sur les critères pour la fourniture de services de conservation de documents informatisés de décembre 2021 et les lignes directrices sur la formation, la gestion et la conservation de documents informatisés de l'AgID du 9 septembre 2020 et les mises à jour ultérieures).

Able Tech accorde une importance primordiale à la transparence dans l'offre de ses services, qu'ils s'adressent aux particuliers ou aux administrations publiques.

Pour garantir ce principe, Able Tech s'est engagée dans une série d'initiatives visant à contrôler et à certifier en permanence ses activités :

Certification de ses processus par le maintien des certifications suivantes :

  • ISO/IEC 27001:2013 « Système de gestion de la sécurité de l'information » ;
  • ISO 9001:2015 « Système de gestion de la qualité ».

Audits périodiques effectués par du personnel interne compétent et par des organismes de certification accrédités par ACCREDIA ;

Évaluations et révisions périodiques, en fonction de l'évolution de la réglementation et/ou de la technologie ;

Mise à la disposition du client, au sein du portail de services, du manuel de conservation des services IX-CE ;

Définition de clauses contractuelles aussi claires que possible, afin qu'elles soient faciles à lire et à interpréter par le client.

Informations aux clients sur les services offerts et les nouveautés en matière de réglementation, à la fois de manière active (via des bulletins d'information et des publications sur le site web de l'entreprise) et en étant à la disposition des clients (via le service clientèle par téléphone, le portail dédié, le courrier électronique et le chat).