Conservazione digitale: cos’è?

La conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è il processo attraverso il quale i documenti in formato elettronico vengono salvaguardati nel tempo, garantendone l’integrità, l’autenticità e la leggibilità. In pratica, è come un archivio virtuale dove vengono custoditi tutti i tuoi documenti digitali importanti, dalla fattura al contratto, dal certificato alla comunicazione.

Con documento informatico si intende sia un documento nativo digitale (PDF, XML, TIFF etc.), per cui la conservazione in modalità digitale è obbligatoria, sia un documento cartaceo reso digitale tramite processo di acquisizione informatica (scanner, foto etc.).

La conservazione prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per garantire il suo effettivo valore.

Conservazione digitale: le normative

La conservazione digitale è regolamentata da una serie di leggi e normative, tra cui:

  • Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD): Definisce le regole generali per la gestione dei documenti informatici nella pubblica amministrazione e nelle imprese private.
  • Linee guida AgID: L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) fornisce linee guida dettagliate sui requisiti tecnici e organizzativi per la conservazione digitale.
  • Norme specifiche: A seconda del settore e del tipo di documento, possono esistere ulteriori normative specifiche (es. settore bancario, sanitario).

Quali sono gli elementi fondamentali della conservazione digitale?

  • Autenticità: Garantisce che il documento sia originale e non sia stato manomesso.
  • Integrità: Assicura che il documento non sia stato modificato nel corso del tempo.
  • Legibilità: Permette di leggere e comprendere il documento anche a distanza di molti anni.
  • Affidabilità: Il sistema di conservazione deve essere sicuro e affidabile.
  • Reperibilità: I documenti devono essere facilmente rintracciabili.

IX-CE: il servizio completo e sicuro di archiviazione elettronica

IX-CE è il servizio di conservazione sostitutiva in outsourcing di Able Tech che si occupa di tutte le fasi del processo di conservazione sostitutiva per conto dell’azienda.

IX-CE è integrato tramite Web API con i servizi BIXhub per la Firma Elettronica Semplice e Avanzata BIX-SIGN e per l’onboarding digitale BIX-IDE

  • I documenti digitali o scansionati vengono inviati al servizio web tramite integrazione
  • Il servizio può far firmare automaticamente da remoto i documenti per conto del Cliente
  • L’azienda può accedere ai propri documenti via web in qualsiasi momento

Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 e accreditata AgID, assume i ruoli di Responsabile del Trattamento Dati, Responsabile della Sicurezza e Responsabile del Sistema di Conservazione Sostitutiva.

Oltre 55.000 clienti hanno scelto i servizi IX di Able Tech.

Lo scopo di Able Tech è realizzare e gestire un sistema di conservazione che offra ai propri clienti tutti i vantaggi resi dall’utilizzo di un impianto tecnologico moderno: sia per la Pubblica Amministrazione che per i clienti privati.

Nell’ambito della Pubblica Amministrazione è d’obbligo prestare attenzione alla necessità di una conservazione al lungo termine (in molti casi è necessario conservare i documenti amministrativi informatici per periodi superiori ai 20 anni o addirittura a tempo illimitato);

In ambito privato tipicamente i tempi di conservazione sono più brevi (spesso 10 anni o meno), mentre è essenziale che il servizio di conservazione a norma si integri coi sistemi aziendali per una sinergia virtuosa, volta a portare benefici all’intero ciclo di gestione documentale in termini di pianificazione e semplificazione. Ad esempio: verifica della consecutività numerica dei documenti conservati o conservazione collegata al servizio di intermediazione delle fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio.

Al fine di attutare questi obiettivi, Able Tech si adopera per offrire un sistema di conservazione di elevata sicurezza e qualità non perdendo di vista le evoluzioni in ambito tecnologico:

  • contrastando l’obsolescenza dei formati;
  • permettendo l’accesso, l’integrità e la leggibilità delle informazioni nel breve e lungo periodo;
  • monitorando gli aggiornamenti in ambito normativo in modo da mantenere sempre allineato il sistema con la normativa vigente in materia di conservazione e con lo stato dell’arte delle tecnologie informatiche.

Inoltre, al fine di garantire il patrimonio documentale dei clienti in caso di cessazione delle attività di conservazione o modifica della propria missione aziendale, Able Tech si impegna a dare tempestiva comunicazione tramite i canali contrattualizzati a tutti i propri clienti del servizio IX-CE indicando una o più opzioni tra cui il cliente potrà scegliere per continuare la conservazione digitale dei documenti. Questo è possibile sapendo che i Pacchetti di Archiviazione che compongono l’Archivio di Conservazione sono realizzati secondo il principio di interoperabilità e secondo gli standard definiti dalla normativa in vigore (in particolare il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici di Dicembre 2021 e le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID del 09 Settembre2020 e successivi aggiornamenti).

Per Able Tech è di primaria importanza poter offrire dei servizi ai propri clienti, sia privati che pubbliche amministrazioni, secondo il principio di trasparenza.

Per garantire tale principio, Able Tech è impegnata in una serie di iniziative volte al costante monitoraggio e certificazione delle proprie attività:

Certificazione dei propri processi attraverso il mantenimento delle seguenti certificazioni:

  • ISO/IEC 27001:2013 “Sistema di gestione della sicurezza delle informazioni”;
  • ISO 9001:2015 “Sistema di gestione per la qualità”.

Audit periodici eseguiti sia da personale competente interno alla Società sia da enti di certificazione accreditati da ACCREDIA;

Assessment e riesami periodici, a seguito di cambiamenti normativi e/o tecnologici;

Messa a disposizione del Cliente, all’interno del portale del servizio, del manuale della conservazione del servizio IX-CE;

Definizione di clausole contrattuali il più possibile chiare, in modo che per il Cliente siano di facile lettura ed interpretazione.

Informazioni ai Clienti circa il servizio offerto e le novità normative sia Attivamente (tramite Newsletter informative e pubblicazioni sul sito web aziendale) che rimanendo a disposizione dei Clienti (tramite il Servizio clienti via telefono, portale dedicato, email e chat).